TEMPLATE INFORMATION VERSION 6.2 06-01-2007 Hoja de Cuentas & Informe de Cuentas Hoja de cuentas e Informe de cuentas Este formato es un modelo funcional y se imprime directamente en las siguientes formas de la Sociedad: hoja de cuentas S-26-S, revisada en 1/06 informe de cuentas S-30-S, revisada en 1/05 Es importante tomar nota de la fecha de revisión anotada en la parte izquierda al pie de la página debido a que la Sociedad hace cambios al formato de las formas de un año a otro. Este formato calcula todos los totales de la Hoja de Cuentas y los transfiere a la forma del Informe de Cuentas. El nombre del archivo Cuentas posee una extensión .xls. excel te da la posibilidad de guardar tu archivo en un nuevo formato. Puedes hacerlo pero debe tener una extensión .xls, no una .xlsx o .xlsm. Los usuarios de Excel 2007 deben remitirse a las instrucciones PDF incluídas para permitir ejecutar los macros. Si tu versión de Excel es posterior a Excel 95, entonces deberás usar el archivo cuentas062-Excl97+.xls Este formato contiene macros y cuando abra el archivo, Excel le dará un aviso de que contiene macros. Haga clic en "enable macros" para permitir que funcionen. Los totales y fechas se transferirán a las secciones correspondientes de cada forma. En lo personal, yo sugiero 2 pre-requisitos para usar este formato: 1. que haya mantenido las cuentas de la congregación a mano y que esté bien familiarizado con el sistema de las cuentas. 2. que tenga un conocimiento básico del uso de este tipo de hojas de cálculo. Otra sugerencia es que la primera vez que use la hoja de cálculo, ponga la información de algunos meses conciliados previos y compárelos para asegurar que el formato funciona correctamente. TIPS 1. haga clic en los indicadores de las hojas de cálculos "Hoja de Cuentas", "Informe de Cuentas", e "Instrucciones" en el pie de la pantalla a la izquierda para cambiar de hoja a hoja. 2. La impresión de las hojas de cálculos se basan en una área pre-determinada por los macros. Para imprimir una forma siga estos pasos: 1) coloque la forma de la Sociedad en la impresora, 2) aplaste el botón de impresión localizado en la parte de arriba de cada forma. La Hoja de Cuentas requiere que vuelva a colocar la misma forma de la Sociedad una vez más en la impresora para imprimir la parte de atrás de la forma (página 2). Es importante tomar nota de la fecha de revisión anotada en la parte izquierda al pie de la página de la forma debido a que la Sociedad hace cambios al formato de las formas de un año a otro Use solo formularios originales, no fotocopias. Las copias pueden cambiar la disposición. No debería ser necesario realizar ajustes en la impresora, de todas formas cada impresora imprime ligeramente diferente, por lo que si necesita hacer algunos ajustes siga estas instrucciones. HACER AJUSTES Suponemos que usted usará la forma de la Sociedad con fecha de revisión de 1/06 en español. Asegúrese que haya colocado la forma en la impresora de manera correcta y bien alineada. Pruebe varias veces que la impresora imprima las cantidades en el mismo lugar de manera CONSTANTE. Si no es CONSTANTE, entonces parte del problema es como está tomando la forma su impresora. Experimente con la manera en que coloca la forma en su impresora. Si eso no resuelve el problema, trate lo siguiente: El archivo Cuentas-06.xls está preparado para las formas de la Sociedad con fechas de revisión de 1/06. Si no tiene esas versiones de las formas, o si los números necesitan ajuste de alineación, empiece por ABRIR el archivo CUENTAS-06, diríjase al menú FILE y seleccione GUARDAR (SAVE) pero con un nombre diferente. Después ABRA el archivo con el nombre nuevo. Ahora quite la protección de la hoja de cálculos (TOOLS> PROTECTION>UNPROTECT) y haga los ajustes necesarios a las columnas o recuadros. HAGA TODOS LOS AJUSTES A LOS RECUADROS DESDE ARRIBA DE LA FORMA Y TRABAJE HACIA ABAJO. NOTA: Aumentar la altura de una fila de recuadros EMPUJARÁ TODO LO DEMÁS HACIA ABAJO. PRECAUCION... AJUSTE SOLO UNA FILA A LA VEZ, y luego imprime en la forma para verificarlo. VEA para donde cambio los números, y repite el proceso hasta que quede bien. Si necesita mover números a la derecha o a la izquierda; mantenga en mente que TODAS las columnas a la DERECHA de la columna que ajusta van a ser afectada. Por ejemplo: Si "amplia" la columna "E", la columna FECHA en la HOJA DE CUENTAS, todas las columnas "F" hasta "M" se moverán a la derecha. 3. La columna titulada "CT" en la Hoja de Cuentas esta hecha para reconocer (en minúscula o mayúscula) los códigos: (O para la Obra Mundial); (F para Fondo para Salones del Reino); (C para congregación); y (A para Fondo para Salones de Asamblea). El código "A" puede ser cambiada si es necesario por medio de cambiar el recuadro ubicado en la celda escondida (D17). En la mayoría de los casos no será necesario, y hay que tener mucho cuidado si lo decide cambiar. Esta es la manera de cambiar los códigos "CT": O = Obra mundial F = Fondo para Salones del Reino C = Fondos de la congregación A = Fondo para Salones de Asamblea Para cambiar estos códigos es algo confuso, pero siga los siguientes pasos: MENU: Tools>Protection>Unprotect sheet MENU: Edit>Go To> en el espacio "Reference field", escriba A1, y presione OK. Parecerá que no pasa nada, pero no se preocupe. Continúe. MENU: Format>Column>Unhide. Esto descubrirá la columna "A". Después, ponga el marcador del ratón en la celda "A1". Presione y mantenga presionado la tecla "Shift" con su mano izquierda, y con la derecha mueva presione la tecla de la flecha derecha un espacio para seleccionar la columna "E". MENU: Format>Column>Unhide. Esto descubrirá ahora las columnas "B", "C", y "D". Enseguida vaya a las celda "A17" hasta la "D17" y cambie los códigos W,K,C, y A a cualquier letra que usted desee, ya en minúscula o mayúscula. Después vuelva a esconder las columnas de la siguiente manera: Seleccione las columnas A-D y presione el botón derecho del ratón. Del menú, escoja "Hide". Ahora busque este menú para proteger la hoja: Tools>Protection>Protect Sheet. 4. Tendrá que agregar el saldo anterior del informe de cuentas del mes anterior a cada de sus hojas de cálculos mensuales. Todas las hojas de cálculos y celdas están protegidas, excepto las celdas que usted tendrá que editar manualmente para agregar cantidades del mes anterior. Las celdas desprotegidas tienen fuentes azules. 5. También puede usar los botones u ordenes de "copiar" (COPY) y "pegar" (PASTE) para copiar la celda marcada "Descripción de Transacción". Esto le ahorrará bastante tiempo. Favor de ver la advertencia abajo concerniente a las ordenes de "mover" y "Ctrl X". Presione el botón "Delete" para quitar errores. 6. Directamente debajo del botón de macro, se encuentran dos resúmenes útiles. El primero es un desglose del total de las contribuciones para la Sociedad (WW) y (KHF). Debajo de este desglose se encuentra una verificación de lo "Recibido" y "Salida". Si el número de la celda verde NO es cero, lo más probable es que haya olvidado poner el código debido en la columna "CT" para uno o más recibos. ES BUENA PRÁCTICA VERIFICAR ESTO ANTES DE IMPRIMIR SU INFORME. Si el total de los fondos enviados a la Sociedad incluyen donaciones adicionales aparte de WW o KHF como HAA, entonces manualmente agregue esa cantidad a sus desembolsos en la Hoja de Cuentas y el Informe de Cuentas. 7. El la parte baja de la página de la Hoja de Cuentas se encuentra un botón para un macro. Presione ese botón para dirigirse a la página 2 de la Hoja de Cuentas. 8. Por seguridad, asegúrese de dejar la hoja de cálculo PROTEGIDA para evitar cambiar alguna celda innecesariamente. Solo las celdas necesarias se han dejado desprotegidas. Y, guardar sus archivos con contraseña cada rato para mayor seguridad. 9. Puede imprimir esta información al presionar el botón en la parte superior de esta página. 10. Guarde el archivo de la información de cada mes bajo un nombre diferente. Por ejemplo: Ene 99, Feb 99, Mar 99, etc. Debido a que el archivo nombrado CUENTAS05 será su archivo maestro, cuando lo abra, Excel le preguntará que si desea abrir el archivo para solo observarlo ("Read Only"-no editable), conteste que "NO" debido a que agregará cantidades y hará cambios antes de guardarlo bajo otro nombre.